妙用企业即时通讯 重要邮件不再躲猫猫

　　随着企业信息化浪潮的风卷云涌，电子邮件作为企业信息化的一个重要工具，在企业商务文件来往和日常沟通中发挥着日益显著的作用。但是，在实际工作中，却经常会遇到电子邮件收不到、发不出去或者在一堆邮件中被忽视等等的情况。

　　重要邮件一再躲猫猫

　　有时，开会时，就会碰到有人没到的情况。不是员工没记住开会时间或者出差了，而是根本就没看到发出来的开会邮件通知。所以，很多时候开会需要在发完邮件后，还要去逐个地通知。

　　有时，甲发完邮件后，就以为事情结束了，而乙却不知道已经收到邮件，以为甲没有做完，一直等着甲的消息……所以，以后每次发完邮件，都要特意打个电话：“合同我发到你邮箱了，赶紧看下，下午给我回复！”

　　这时，邮件反而成了企业沟通的障碍。

　　企业沟通协作岂能只有邮件！

　　在互联网时代，企业中最普及的信息化工具除了公司网站便是电子邮件。电子邮件最大的好处就是，不管是工作邮件还是私人邮件，写邮件的人都可以深思熟虑，然后看究竟该做出怎样得体的答复。它给用户提供了喘息的空间，使我们有时间思考要表达的内容，而且具有传承的价值。很多会把电子邮件当作日记，一段时间后，翻回来继续看看最近的工作。

　　也正是“审慎”这个优点使得电子邮件不够快捷的致命缺陷显露无疑。企业沟通协作岂能只有电子邮件，很多消息的传递是需要实时的。于是，即时通讯软件应运而生。即时通讯软件凭借其即时、快速传达的特点，迅速成为企业员工的宠儿，隐隐有取代电子邮件之势。

　　那么，企业在面对两个工具时，该如何取舍？企业邮箱和即时通讯分别有着怎样的特点？笔者分别从到达的及时性、商务性、使用场合、可延续性、功能和容量6大方面做了对比：

　　由此看来，在企业中，只有电子邮件是不行的，同样，只有即时通讯也是不可以的。即时通讯软件的特点是比较随意、快捷、可容性较大，但是工作中很多复杂和正式的交流需要邮件来完成和备份的。当然，我们这里所说的工作中所用的即时通讯并非个人用的诸如QQ、MSN的聊天软件，而是企业即时通讯工具。这就如同我们在办公室中使用统一形象、集中管理的企业邮箱，而非个人邮箱。

电子邮件+即时通讯 企业沟通更顺畅

　　那么，如何避免文章开头所说的重要邮件躲猫猫情况的发生？只有妙用企业即时通讯软件了。在发送邮件时，顺便在企业即时通讯工具上提醒下对方；有些工作交流就直接在企业即时通讯工作上完成了。

　　当然，企业即时通讯工具既然作为企业办公沟通工具，上面就应该搭载诸多企业办公功能，让企业沟通协作更如鱼得水：

　　还发愁邮件发出去后，同事看不到？用企业即时通讯的电子公告功能，发送给每一个你想发送的人，第一时间、百分百正确送达对方，绝不会再有被忽略的事情发生。

　　新员工发愁不认识公司同事？用企业即时通讯的电子名片功能，上面的员工照片和联系方式一目了然。

　　还犯愁身处两地的合同、文档修改麻烦？用企业即时通讯的电子白板功能，双方只要把文档放入“电子白板”对话框中，一方修改另一方立即可看到，就如同坐在一起讨论修改文档一样方便。

　　重要消息不方便全部通知到不在线的员工？用企业即时通讯的企业短信功能，群发至每一个不在线员工的手机上。

　　目前，基于互联网的企业即时通讯平台imo，实现“全免费、注册即用”。为满足企业办公管理需求，imo搭载模拟真实面对面讨论的“电子白板”、可编辑多方发送的“企业短信”、“电子名片”随时查找最新的员工通讯录、实时准确到达每个员工的“电子公告”、可随时随地收发的“电子传真”、智能便捷的“电子考勤”、实时采集员工建议的“电子投票”、丰富实用的“网络办公工具箱”等企业办公功能。imo清晰地定位于基于互联网的协同办公，更好地帮助企业降低运营成本，提高工作效率。

　　企业电子邮件+企业即时通讯 融合？

　　如上所述，在企业沟通中，电子邮件和即时通讯都是缺一不可的，两者一直以来都是在企业并存着。如果两者可以实现融合，相信会为企业带来更便捷的服务。其实，在个人应用领域，我们早已习惯即时通讯和邮箱的融合，可以通过即时通讯软件直接登录个人邮箱。如果有一天企业领域也能实现两者的融合，相信无论是对企业还是对员工的工作习惯，都将是一场创新革命。据了解，目前市场上已经有这么一个融合实践，imo企业即时通讯和尚易企业邮箱，实现战略融合，为企业用户提供了企业邮箱和企业即时通讯平台的双向通道，填补了市场空白。

　　或许有一天，在企业中，邮箱帐号就是即时通讯帐号，两者完全融合。我们拭目以待。